Shedule mails for resubmission N days later
Hallo, ein Dankeschön an die Liste, dass ich hier den Tipp zu IMAPClient bekommen habe. Meinen kleines Tools ist nun fertig: ndayslater: Shedule mails for resubmission N days later Feedback willkommen! https://github.com/guettli/ndayslater # ndayslater Shedule mails for resubmission N days later you have two choices if you read an email: - do it now - do it later Sooner or later your inbox contains about one hundred "do it later" mails. Everyday you see this huge list, you waste mental energy by skipping of the "do it later" mails. You feel bad, since there is still so much to do. Delay them, schedule them for resubmission N days later! Keep your inbox clean: empty it daily. No problem if something was not done today: Do it N days later :-) This script creates a simple folder structure like this in your IMAP email box: ``` ndayslater/day01/ # --> first day of a month ndayslater/day02/ ... ndayslater/day31/ # --> only for January, March, May, July, August, October and December ``` If today is the first march, and you want to handle a mail not today, but maybe in three days. Move the mail with our favorite mail user agent (thunderbird, outlook, k9 for android, ...) to the folder `ndayslater/day04/`. On 4th march the script moves all mails in the folder `ndayslater/day04/` to your inbox again. This way you can schedule mails for resubmission for about one month. #Install ``` pip install git+https://github.com/guettli/ndayslater.git#egg=ndayslater ``` #Configuration ``` # ~/.config/ndayslater/ndayslater.conf host = example.com user = foouser password = 12345 ``` # Running it daily Use cron or a different sheduler to run the command at least once a day: ``` user@host> crontab -e @daily ndayslater ``` # Limitations Up to now, you can only move a message 31 days ahead. You can't schedule the mails to a month. But forking this project is allowed and encouraged! Go ahead, improve it! Tell me what you want to be improved. Please create an issue and explain what you think. # Misc Related: http://en.wikipedia.org/wiki/Tickler_file also known as 43Folders If you use the mail user agent thunderbird, then the following plugins are handy: https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/nostalgy/ Nostalgy: quick moving of mails: Just hit "S y04 RETURN" to save a message to the next 4th day of the month. https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/edit-email-subject/ Edit Email Subject: This plugin allows you to edit the subject of an message. This is handy if you want to make some note on the mail. BTW, if you know a better way to make notes "on" mails, please let me know! -- http://www.thomas-guettler.de/
Hallo Thomas, Finde die Idee gut, bin allerdings skeptisch ob es wirklich hilft, Mails (oder Aufgaben allgemein) einfach nach hinten zu schieben. Da ich aber auch mit Email Flut zu kämpfen habe - und lange nicht mehr "Inbox Zero" hatte, würde mich interessieren, ob das eine etablierte Methode ist, die Du nun implementiert hast oder woher der Ansatz stammt bzw wieweit das "best Practice" ist. Eine ähnliche Idee habe ich übrigens mal bei der Mailbox App (von Dropbox) gesehen - hier kann man Mails "Snoozen" also auch n Tage schieben: "In Mailbox, you can short swipe messages to the left (Yellow) to snooze them. Snoozed messages will be delivered back into your Inbox at a time that you assign them. For example, snoozing a message to "Later Today" will bring that email back to your Inbox in 3 hours by default. Messages which have been snoozed will return to the top of your Mailbox inbox with a yellow snooze dot. In your inbox on the web, they'll be distinguished with a star." http://www.mailboxapp.com/help/#/4369 Viele Grüße Thomas Koch
Am 28.02.2015 um 20:56 schrieb Thomas Güttler <guettliml@thomas-guettler.de>:
Hallo,
ein Dankeschön an die Liste, dass ich hier den Tipp zu IMAPClient bekommen habe.
Meinen kleines Tools ist nun fertig:
ndayslater: Shedule mails for resubmission N days later
Feedback willkommen!
Am 28.02.2015 um 22:27 schrieb Thomas Koch:
Hallo Thomas,
Finde die Idee gut, bin allerdings skeptisch ob es wirklich hilft, Mails (oder Aufgaben allgemein) einfach nach hinten zu schieben.
Da ich aber auch mit Email Flut zu kämpfen habe - und lange nicht mehr "Inbox Zero" hatte, würde mich interessieren, ob das eine etablierte Methode ist, die Du nun implementiert hast oder woher der Ansatz stammt bzw wieweit das "best Practice" ist. Die Idee ist nicht von mir. Suche mal 43 Folder. Bzw "getting things done". Das Buch habe ich aber nicht gelesen, nur ein Buch das sich darauf bezieht. Ich habe "Die Macht der Disziplin" gelesen. Da wird das auch erwähnt. Ich habe seit ein paar Monaten ein selbstgebasteltes 43 Folder System im DIN-A4 Format. Das macht mir Freude. Bsp: Theaterkarten für den 16. April. Wohin damit in der Wohnung? Anfangs weiß man wo sie liegen, weil man sie ja jeden Tag rumliegen sieht. Dann Woche später ist der 16. April. Oh, wo sind die Karten nun? Hektisches Suchen beginnt ...
Eine ähnliche Idee habe ich übrigens mal bei der Mailbox App (von Dropbox) gesehen - hier kann man Mails "Snoozen" also auch n Tage schieben: "In Mailbox, you can short swipe messages to the left (Yellow) to snooze them. Snoozed messages will be delivered back into your Inbox at a time that you assign them.
Ja, es gibt viele solche Systeme. Evernote soll wohl recht verbreitet sein. Ich bin aber manchmal eigen. Ich habe mit Bekannten zusammen einen Rootserver, und möchte Software und Datenspeicher nutzen die ich unter Kontrolle habe. Also zB den Dovecot IMAP Server. Es gibt bestimmt noch viel Verbesserungspotential. Feedback willkommen :-) Gruß, Thomas
Am 28.02.2015 um 20:56 schrieb Thomas Güttler:
ein Dankeschön an die Liste, dass ich hier den Tipp zu IMAPClient bekommen habe.
Und, wie kamst du nun damit zurecht? Kleiner Hinweis am Rande: "schedule" schreibt sich mit "sch" (Ausprache "sk", siehe "school", "scheme" usw.). Chris
Hallo zusammen, da hier einige Ansätze moderner Selbstmanagement-Methoden erwähnt wurden, würde ich gerne als Denkanstoss ein paar Konzepte darstellen, die wir an der FH Dortmund im Rahmen des Lifehacker Seminars vermitteln. Die im Thread erwähnten Methoden 43Folders, Inbox Zero und so weiter fassen wir an der FH unter dem Oberbegriff Selbstmanagement mit Lifehacker Methoden zusammen. Wir gehen dabei von folgenden Grundprinzipien aus: 1) Es geht immer nur um Informationsverarbeitung. Informationen kommen von extern: Kunden, Partner, Umwelt, TV, Social Media, … und von intern: Ideen, Gedanken, Gefühle, Bedürfnisse, … 2) Beim Verarbeiten jeglicher Information im persönlichen Managementsystem ist es hilfreich, folgende vier Phasen exakt zu unterscheiden: - Ansammeln: Informationen werden möglichst automatisiert in möglichst wenigen Inboxen angesammelt. Inboxen sind alle Konstrukte, die eingehende Informationen zuverlässig zwischen speichern und eine möglichst hohe Verfügbarkeit haben (E-Mail Inbox, Eingangskorb auf Schreibtisch, Notiz-App auf Smartphone, …) Es sollten so viel Inboxen wie nötig, aber so wenig wie möglich genutzt werden. Informationen aus bestimmten Quellen landen immer in den für sie bestimmten Inboxen. Niemals an anderer Stelle. - Arrangieren: Jede Inbox muss in sinnvollen Intervallen geleert werden („Inbox Zero“), indem die Informationen aus der Inbox genommen, bewertet und im persönlichen System abgelegt werden. Das persönliche System kann aus folgenden Listen bestehen: Kalender, Projektliste, Aufgabenliste, Irgendwann-Liste, Aktisto-Wiedervorlage (entspricht 43Folders, bzw. ndayslater für E-Mails), Wartet-Auf-Liste, Archiv und andere, die der persönlichen Produktivität förderlich sind. - Ausführen: Nach Projekten priorisiert, werden die Aufgaben erledigt, die unter den gegebenen aktuellen Umständen erledigt werden können. Zur Unterstützung der Ausführen-Phase können verschiedene Methoden genutzt werden: Timeboxing, Personal Kanban, Sprints, … - Aufbereiten: wie jedes komplexe System benötigt Selbstmanagement auch Pflege und Wartung. In der Phase Aufbereiten werden alle Listen auf Aktualität, Vollständigkeit und Korrektheit überprüft. Veraltetes wird gelöscht, Neues eingepflegt. Durch das Aufbereiten wird Vertrauen in das eigene System aufgebaut. Ein wichtiger psychologischer Effekt, ohne den souveränes Handeln schwierig wird. 3) Die physiologischen und psychologischen Gegebenheiten unseres Gehirns müssen beim Selbstmanagement berücksichtigt werden. So ist es beispielsweise wichtig, dass in der Aufbereiten-Phase alle Informationen des persönlichen Systems vollständig gesichtet werden können. In der Phase des Ausführens dürfen aber nur die paar Aufgaben sichtbar sein, die aktuell mit den zur Verfügung stehenden Mitteln ausgeführt werden können. Die meisten Aufgabe-Apps scheitern hier kläglich und überfordern unser Gehirn mit der Anzeige unnützer Informationen. Diese Apps haben den Fehler, dass sie die Anzeige von Aufgaben nicht sinnvoll filtern können. So wird das menschliche Gehirn überlastet und reagiert mit Blockaden und Ausweichverhalten (Wikipedia-Stichwort: Ego-Depletion) Das Tool ndayslater verschafft seinem Nutzer ein paar kleine Vorteile. Informationen, die später verarbeitet werden sollen, können einfach in die Zukunft verschoben werden und kommen garantiert über die Inbox wieder zurück. Damit sind die Phasen Ansammeln (in der IMAP-Inbox), Arrangieren (ndayslater), und (irgendwann) Ausführen beherrschbar. Allerdings ist unsere Umwelt dynamisch. Und meine Entscheidung „12 days later“, die ich heute treffe, kann in 3 Tagen schon überholt sein. Für das Aufbereiten würde ich deshalb eine Funktion vorschlagen, die eine Liste der in den 31 Ordnern befindlichen Mails erzeugt und anzeigt (z. B. Datum und Betreff). So kann mit einem Blick sicher gestellt werden, dass keine in der Zwischenzeit wichtig gewordene Information zu lange in einem Ordner schlummert. Puh, ist doch ein wenig länger geworden. Wie haltet Ihr es mit eurem Selbstmanagement. Was klappt bei Euch gut? Was nicht? tl;dr Viele Grüße Karsten Am 2015-02-28 um 20:56 schrieb Thomas Güttler <guettliml@thomas-guettler.de>:
Hallo,
ein Dankeschön an die Liste, dass ich hier den Tipp zu IMAPClient bekommen habe.
Meinen kleines Tools ist nun fertig:
ndayslater: Shedule mails for resubmission N days later
Feedback willkommen!
-- Lifehacker Methoden Karsten Schulz Hauptfeld 18 44369 Dortmund Tel.: +49 231 3944432 http://www.lifehacker-methoden.de/ http://twitter.com/kaschu
participants (4)
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Christopher Arndt -
Karsten Schulz -
Thomas Güttler -
Thomas Koch